Seguindo as definições ágeis, um projeto com tais diretrizes deve possuir apenas documentações essenciais e quando necessárias, ao contrário do que é feito em metodologias tradicionais, onde são investidos grandes esforços em documentações mais extensas, onde muitas vezes algumas informações tornam-se redundantes pelo fato de existirem muitos documentos instituídos com informações replicadas para finalidades distintas.

Tomando como base tal colocação, o foco principal da instituição de documentação se tratando de agilidade, toma uma forma muito mais operacional do que burocrática. Um exemplo claro para esta afirmação é a organização do backlog de um produto (lista de tarefas a serem executadas para a entrega do produto) , que se classifica como uma documentação dinâmica do projeto, e sendo ela o principal guia de execução para as partes técnicas envolvidas. Porém, é válido salientar que, mesmo possuindo o backlog como um dos principais fatores de norte e execução documental de um produto, podem sim existir artefatos adicionais que venham a colaborar com a execução do projeto, como é o caso da documentação de requisitos e visão de produto, porém os mesmo não possuem a mesma dinamicidade que um backlog. Sendo importante ressaltar aqui que, essa diferença de dinamicidade é um fator extremamente relevante na execução do projeto.

Por ter como uma das principais características o poder de adequação à novas decisões e repriorização de tarefas, torna-se necessário um acompanhamento e revisões contínuas do backlog, para que ele esteja sempre atualizado conforme decisões estratégicas do produto.

Para que isso ocorra de forma suave e contínua, é possível destacar técnicas que auxiliam a cuidar da saúde do backlog, tendo com como farol de execução as seguintes colocações:

• Qual o tempo médio das atividades cadastradas no backlog?
• Quantos itens possui o backlog atual?
• O backlog está organizado conforme ultima validação de estratégias do produto?
• Quais itens do backlog do produto já foram concluídos?

A resposta a essas colocações trazem informações valiosas/importantes para determinar qual o status de saúde do backlog e gerar tratativas para que o mesmo possa estar o mais organizado e atualizado possível.

Segundo as boas práticas evidenciadas pela metodologia ágil, um backlog deve estar sempre “vivo”, ou seja, podem ser retirados e adicionados itens da lista, desde que isso venha a contribuir para as decisões estratégicas. Além de incluir e retirar, outra prática saudável para atualização do backlog é modificar a prioridade de execução das atividades e gerar registro de mudança de estratégia, dessa forma o backlog estará munido de informações e pronto para seguir os novos direcionamentos de uma forma ainda mais madura.

Existem técnicas para ajudar nessa organização de Backlog?

Na metodologia ágil, assim como na arte da codificação, existem técnicas e boas práticas que colaboram para o acompanhamento e organização de uma área, como é o exemplo do acrônimo DEEP, que busca evidenciar características que um backlog saudável deve seguir, referenciando os termos: Detalhado, Estimado, Emergente e Priorizado.

• Detalhado: O termo procura incentivar o backlog para que todos os seus itens tenham o máximo de descrições possíveis e dentro do necessário, mitigando assim possíveis dúvidas que venham a surgir durante os ritos seguintes da metodologia. Porém isso não quer dizer que o backlog ideal de um produto deve estar sempre 100% detalhado, pois a necessidade de informação está relacionada diretamente à emergência da atividade, ou seja, quanto mais próximo de entrar na sprint ativa do projeto, maior necessidade de conclusão de detalhamento a atividade terá.
• Estimado: Com itens detalhados, a realização da estimativa se torna ainda mais viável, pois todas as informações julgadas necessárias para execução da atividade em questão já estão detalhadas. Além de de compor todas as necessidades do produto, o backlog também pode proporcionar insumos para sub planejamentos dentro do projeto, como planejamentos de release, de sprint, etc. Como ferramenta auxiliar à estimativa, pode ser destacado o Planning Poker, que busca atrelar visões individuais de execução entre as partes técnicas do projeto, e proporcionar debates de técnicos a fim de mitigar dúvidas de tecnologia e de negócio.
• Emergente: Tal colocação relaciona-se à evolução do backlog conforme atualização de prioridades do produto. Ou seja, um backlog pode mudar sua ordem de execução ou suas liberações de releases planejadas de acordo com feedbacks de lançamento ou mudança de estratégia de negócio, dessa forma, mais uma vez, é enfatizado que um backlog saudável deve ser sempre dinâmico, e não estático.
• Priorizado: Neste item, é reforçado o benefício de um backlog atualizado conforme necessidade de execução, evidenciando itens prioritários no topo da lista. Tornando visual as prioridades do produto, sem que haja necessidade de planejamento geral e reorganização de atividades a cada início de nova sprint.

Técnicas como a “DEEP, auxiliam a ter um melhor controle sobre as mudanças e necessidades do projeto, sendo assim, se caracterizam como benéficas e auxiliares à agilidade, a fim de proporcionar uma melhor visão do que deve ser feito como melhoria ou acompanhamento do projeto.

Outro ponto que pode ser destacado como auxiliar à saúde do backlog é o acompanhamento diário da evolução das atividades da sprint atual e verificação de como elas impactam o backlog do produto.

Em resumo, pode-se destacar que um bom gerenciamento de backlog colabora para que os planejamentos (gerais, de sprint, etc) e tomadas de decisões estejam ainda mais assertivos em relação às decisões estratégicas, sejam a níveis executivos ou operacionais.

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